6 tips voor een efficiënte conference call

Online conference call

Tegenwoordig vinden steeds meer vergaderingen plaats via videobellen. Hoe handig dit ook is, de kans dat mensen afgeleid raken is hierbij nog steeds aanwezig. En hoe meer mensen afgeleid raken, hoe langer de vergaderingen duren. Dit is zonde van uw tijd. Daarom heeft Message To The Moon 6 tips op een rijtje gezet die u helpen om altijd een efficiënte conference call te houden.

1. Agenda

Waar de deelnemers van de vergadering zich ook bevinden, het is belangrijk dat iedereen op dezelfde golflente ligt. Het delen van de agenda van de vergadering helpt hier enorm bij. Vermeld bijvoorbeeld in de uitnodiging van de vergadering wat de punten zijn die besproken zullen worden. Zo is iedereen hier op tijd van op de hoogte en kan iedereen de juiste onderdelen voorbereiden.

2. Goede voorbereiding

Het is belangrijk dat u goed weet wat de doelen van de vergadering zijn. Zorg er daarom voor dat dit goed voorbereid is. U kunt ook achtergrondinformatie en moeilijke vragen voorbereiden. Op deze manier weet u al wat u wilt vragen en kunt u goed meedoen aan eventuele discussies.

3. Technologie

Zorg ervoor dat u goed weet hoe u de technologie moet gebruiken. Als u tijdens de vergadering bijvoorbeeld nog moet uitzoeken hoe uw microfoon werkt, gaat dit ten koste van de tijd. Controleer ook of uw internetverbinding goed werkt zodat u geen storingen ervaart.

4. Delen

Het is belangrijk dat iedereen in de vergadering weet waar u het over heeft. Als u bijvoorbeeld cijfers van de afgelopen maand bespreekt, zorg er dan voor dat deze cijfers met de andere deelnemers gedeeld zijn. U kunt dit doen door deze documenten van tevoren te mailen of tijdens de vergadering uw scherm te delen.

5. Wees direct

Bij online video conferences is het belangrijk om direct te zijn. Bij dit soort vergaderingen komt het namelijk vaak voor dat mensen door elkaar heen gaan praten of dat het lang stil is omdat niemand weet of iemand iets wil zeggen. Wees daarom direct en stel vragen specifiek aan andere deelnemers om dit soort situaties te voorkomen.

6. Toon uw persoonlijkheid

Bij online video conferences is het lastig om iemands lichaamstaal te zien. Meestal ziet u namelijk alleen het gezicht van een persoon. Het kan hierdoor snel overkomen dat u niet geïnteresseerd bent en daardoor kunt u de aandacht verliezen. Laat daarom uw persoonlijkheid naar voren komen zodat u de aandacht van alle deelnemers bij de vergadering kunt houden.

Message To The Moon

Message To The Moon maakt het mogelijk om met Microsoft Teams te bellen naar vaste en mobiele nummers. Zo kunt u al uw communicatiemiddelen op één platform gebruiken: videobellen, chatten én bellen! Bekijk de mogelijkheden hier.